Канбан: что это такое, основы методологии, для чего применяется и как внедрить kanban в компании

Канбан для команды

Команда, в том виде, в котором этот термин понимаю я — понятие более широкое, чем отдел. Задачи, которые реализует команда, это уже не работа одного специалиста под ключ, но совместная работа нескольких человек, чтобы поставить ценность.

Отличительная особенность команды:

Общий результат
Общая оценка результатов работы
Размытие зон ответственности в смежные области для уменьшения точек передачи информации (в отличие, например, от при передаче её через функциональные отделы, где эта самая информация часто теряется)

Что можно рекомендовать команде использовать при управлении своей работой? Для начала, если команда пока не воспринимает себя единым целям, а культура диктует разделить работу на куски и передать по специалистам по принципу «одна работа = один исполнитель», то начать можно с практики визуализации работы команды при помощи командного канбана с аватарками.

Для более зрелой команды, когда в коллективе есть уже понимание общего результата, а объектом управления выступает уже не элементарная задача, а нечто, что понимает Заказчик, можно использовать практики разделения потоков работ и визуализации правил командной работы. В частном случае – сделать попытку оценить количество задач в работе (смотря глазами Заказчика – когда он считает, что задача уже в работе) и ограничить это число с точки зрения «не должно быть в системе задач, до которых у нас «руки не дошли» в предыдущий отчетный период – почитать, что такое CONWIP-ограничение.

Командная канбан-доска

У командной работы, также, появляется предрасположенность к совместному обсуждению проблем в процессе и возможность улучшить свою работу. Введение практики регулярных ретроспектив помогает выстроить процесс совершенствования производства. (Да, да, это не ошибка – ретроспектива тоже используется в Методе как одна из практик.)

Канбан-метод и Канбан Тойоты – это одно и то же?

(Самая большая карточка). Не совсем так. Канбан на заводах Тойоты – это бережливое производство, определяющим принципом которого является понятие “точно в срок”. Канбан, как термин в управлении, действительно пошел от Тойоты. В переводе с японского это слово означает “сигнал” или “карточка”. На автомобильных заводах такие карточки использовались, чтобы передать информацию с одного этапа на следующий о том, сколько и каких деталей потребуется.

Давайте разберем короткий пример. Нам нужно сделать три автомобиля “точно в срок”. Это значит, что мы точно заранее можем определить, сколько нам потребуется деталей на определенных этапах, и начинаем с конца вытягивать необходимое количество деталей для создания этого автомобиля, отвечая на вопросы: “Сколько литров краски нам потребуется?”, “Сколько колес?”, “Сколько двигателей?” и так далее. Таким образом, мы не создаем излишки запасных частей в виде остатков и экономим на складах, логистике и прочих издержках.

Канбан-метод тоже придерживается понятия “точно в срок”, но в отличие от заводов Тойоты здесь речь идет об интеллектуальном труде. Иными словами, код программиста или идею маркетолога нельзя пощупать и увидеть обычному человеку, пока он(она) не превратится в конечный продукт или сервис. Таким образом, Канбан-метод используется для визуализации потока интеллектуальной работы и сокращения количества этой незавершенной работы. За счёт этого достигается равномерная и предсказуемая скорость оказания услуги конечному потребителю.

Рабочий элемент

Если колонки обозначают те или иные работы, то как назвать то, что перемещается между колонками? Это не может быть задача на какую-то часть работы, вроде “анализ требований” или “проверка результата”, потому что все этапы работы уже отражены в виде колонок.

Вот возможный дизайн стикера:

На стикере отображается все необходимое, чтобы легко можно было понять в чем суть бизнес-задачи, к какому проекту (эпику) она относится, текущий прогресс по ней (выполненные подзадачи в виде прогресс-бара), кто в данный момент ее делает, и состав обязательных, повторяющихся работ (чеклист внизу стикера).

Вы вольны добавлять на стикер другие блоки с информацией, которые могут вам сразу разобраться, в чем суть задачи, кто ею занимается, какие есть зависимости, и из каких обязательных работ она состоит.

КАНБАН

Канбан-доска — это новый вид задач проекта, в котором они разложены по карточкам-статусам, выполняющим роль стадий рабочего процесса.

Напоминаем, что теперь вы можете самостоятельно создавать дополнительные рабочие процессы под нужды определённых проектов Аккаунт > Статусы и метки. А пока вы этого не сделали, ваш Канбан работает по основным Статусам аккаунта.

Статусы-карточки расположены горизонтально. Если часть из них не помещается на экран, — просто придавите мышью в пустое место и потащите видимую область так же, как вы это делаете на Диаграмме Ганта.
Итак, как это выглядит:

Первая колонка — Backlog, она содержит все открытые задачи проекта без статусов согласно их иерархии. Задача берётся из бэклога и проходит все или только определённые статусы рабочего процесса, передвигаясь по ним слева направо, пока не будет сделана и закрыта.

Карточки на доске соответствуют Статусам проекта. Администратор может изменить название, цвет и порядок, перетащив всю карточку за шапку или через меню карточки

Обратите внимание редактирование названий, добавление новых статусов, и смена их очерёдности отразится на всех проектах с аналогичным рабочим процессом.
Последняя колонка — Закрытые задачи. Если вы перетащите одну или несколько заданий на эту карточку, — инициируется процесс их закрытия

Вы также можете переместить задачу из карточки Закрытых в Backlog, и она будет открыта заново.

Drag&Drop заданий на Канбан-доске

Одиночный перенос

Если вам нужно переместить одно задание, просто придавите его мышкой на некоторое время, дождитесь «отрыва с поворотом», и перетащите в нужное место

Конечно же, вы по-прежнему можете сделать то же самое без перетаскивания, изменив Статусы в параметрах задачи.
Обратите внимание на новые возможности работы с мышкой. Долгий клик левой кнопкой мыши — «поднимает» задачу для переноса, а клик правой кнопкой — вызывает её меню.

Массовый перенос

Если вам нужно переместить несколько заданий, — сначала отметьте всё необходимое, а затем просто потяните за одно из отмеченных

В таком режиме предварительный долгий клик не нужен, пачка для переноса формируется сразу.
Обратите внимание на Жёлтый / Серый колокольчик, который появляется слева вверху, в процессе «полёта». Он информирует о том, будут ли уведомлены подписчики о вашем «броске»

Например в процессе переноса задач с одной карточки на другую, виден жёлтый колокольчик (значит подписчики будут уведомлены), но вы решили «не уведомлять» — просто нажмите пробел не отпуская пачку заданий. Состояние колокольчика изменится на противоположное и отпустив задания, вы перенесёте их «без уведомлений».

Положение «не уведомлять» останется до тех пор, пока вы снова не нажмёте пробел в «полете» или не измените его в другом месте, потому что это общий параметр для любых действий.

Каждую карточку можно свернуть/развернуть. Эта персональная настройка позволяет исполнителю видеть только нужные ему статусы.

Переименовать или перекрасить Статус можно, кликнув в название

Обратите внимание, это повлияет на все проекты, идущие по такому же рабочему процессу. Переименование здесь равносильно аналогичному действию в Аккаунт>Статусы и Метки

Изменить порядок можно, схватив карточку за пустое место шапки, используя долгий клик

Новое место карточки также повлияет на все проекты, идущие по этому рабочему процессу.
Быстро добавить новую задачу в нужный статус можно, кликнув в голубой плюс.
Сделать все то же самое и даже больше (+ Автоматизация и Скрытие) можно из Меню статуса. Для вызова меню кликайте в традиционные «три точки».

Добавить новый Статус можно прямо на Канбан-доске
Каждый статус из Рабочего процесса может быть Отключён и Скрыт в конкретном проекте. Это сделано для того, чтоб вам не приходилось создавать новые Workflow для похожих процессов. Например в проекте, идущем по стандартному процессу, отсутствует одна или несколько стадий — вы просто нажимаете Скрыть у всех лишних. Вернуть их можно через блок6, вы увидите все скрытые карточки при попытке добавить новую.

В России уже кто-то работает по системе Канбан?

В Азии и европейских странах систему Канбан используют уже более полувека, это хорошо отработанная и прижившаяся практика. В то же время в России Канбан только развивается, постепенно вытесняя традиционную систему планирования производства. Поставщиков, которые предлагают такую услугу, можно пересчитать по пальцам, а тех, у кого есть реальный опыт внедрения Канбана, ещё меньше. Одной из таких компаний является ЦКИ, которая 15 лет поставляет крепёж по системе Канбан крупным электротехническим и машиностроительным предприятиям.

Разумеется, со времён Таичи Оно многое изменилось. Сейчас на заводах уже никто не вывешивает рукописные карточки. Им на смену пришли технологичные методы оповещения. Например, ЦКИ использует систему заказа через QR-кодирование. Когда крепёж в боксе заканчивается, сотрудник предприятия считывает через специальное приложение на смартфоне QR-код с тары, в котором зашифрованые сведения о типе и количестве изделий, а также о расположении стеллажа и бокса на территории предприятия. Эта информация приходит в ЦКИ и одновременно на почту предприятия.

Помимо этого существуют и другие методы.Также используют штрих-кодирование и радиочастотные RFID-метки, которые позволяют автоматически распознавать объект. Когда бокс с радиометкой попадает в специальный ящик, данные автоматически считываются и передаются поставщику.

Канбан не стоит на месте: поставщики предлагают всё более совершенные методы работы. Удобство и выгода японской системы поставок хорошо зарекомендовала себя, поэтому спрос на неё в России будет только расти.

КАЙДЗЕН, ИЛИ НЕПРЕРЫВНОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

Кайдзен – незаменимая составляющая Lean, которая больше похожа на философию, чем практический инструмент. В процессе внедрения бережливого офиса он крайне важен.

Включение этого принципа в работу концепции бережливого производства – небыстрый процесс. Результаты придут через месяц, а возможно, через три-четыре месяца. Кайдзен призывает не довольствоваться полученными достижениями, а постоянно развиваться и стремиться к совершенству.

Не останавливайтесь на месте, пробуйте новые инструменты Lean, ищите подходы и методы, которые подойдут именно вам и вашей компании. И вы увидите, насколько эффективнее и проще станет ваша работа.

См. также: Сосновая А.В. «Бережливое производство» в офисе // Секретарь-референт. 2017. № 7. С. 10–17.

Суть методологии

Канбан возник в Японии в 1940-х годах. Корпорация Toyota внедрила методологию для улучшения своих рабочих процессов, чтобы поставлять продукцию своим клиентам в кратчайшие сроки, при этом качество данной продукции должно быть безупречным.

Основные элементы метода Канбана появились в 2007 году, они представляли собой доску с тремя столбцами — «сделать», «выполняется», «готово». Методология использует диаграммы, списки и статистику, чтобы показать этапы рабочего потока, а также его эффективность. Это помогает оценить результат любого идущего проекта. Канбан также использует фактор ограничения по количеству задач, которые могут выполняться в оно и то же время. Делается это для предотвращения чрезмерного напряжения и загрузки на отдельных участках работы.

Доска Канбан прошла долгий путь, чтобы стать тем, чем является сегодня. Она состоит из карт, колонок, разграничивающих линий, ограничений по незавершенным задачам. Все эти элементы доски помогают команде эффективно визуализировать этапы работы, управлять ими.

Познакомимся с основными компонентами доски Kanban более подробно:

Карты — это визуальное представление задач. Каждая карточка содержит данные о задании, его статусе, дедлайнах, ответственном лице и прочую необходимую, по мнению команды, информацию.
Столбцы — отдельные этапы рабочего процесса. Карты проходят через все этапы работы до их полного завершения.
Ограничения по незавершенному производству (далее НЗП) — ограничивают максимальное количество задач на различных этапах рабочего процесса. Ограничение по НЗП позволяет быстрее завершать рабочие процессы, помогая команде сосредоточиться только на установленных текущих задачах.
Разделительные линии — горизонтальные полосы на доске, используемые для разделения различных видов деятельности, команд, видов работ и прочего.

Для детального отображения рассматриваемого процесса возможно создать столько столбцов на доске, сколько требуется, чтобы визуализировать свой рабочий процесс с максимальной точностью.

Приложения и программы для Канбана

Trello

Популярная канбан для управления задачами. Отличается визуальной привлекательностью и удобным интерфейсом. Пользователи отмечают его супергибкость.

Бесплатная для двух пользователей. Поддержка API и touch-интерфейсов.

Lean Kit Kanban

Бесплатная для пяти пользователей с хорошей реализацией совместной работы. Поддержка API и возможность импорта/экспорта, широкая статистика.

Kanbanize

Полностью бесплатный с достойной функциональностью. Его владельцы гарантируют прирост в производительности на 300% при использовании их приложения.

Worksection

Украинское saas-приложение для быстрого отслеживания и управления проектами.Сейчас в функциях кроме учета финансов, сроков и диаграммы Ганта есть настраиваемая канбан-доска.

5 основных практик канбан

Начиная внедрять новую методику организации работы в своей компании, важно ознакомиться с основными практиками. Существует некий план, гарантирующий успешное использование канбан-досок и карточек практически в любом бизнесе.

Визуализируйте рабочий процесс

Основное преимущество канбан над другими методиками организации – наглядность. Поэтому начать стоит с оформления доски. То есть деления ее на группы (колонки) и задачи (карточки).

Первые олицетворяют этап работы, а вторые – рабочий элемент

Важно продумать собственную структуру или грамотно внедрить «стандартную». То есть поделить всю доску на три колонки: задачи, которые надо сделать, те, что в процессе, и выполненные

Каждая карточка кочует слева направо. Переводя карточки из одной группы в другую, менеджер или тимлид может определить, на каких задачах/этапах начинаются проблемы (срывы сроков, падение качества выполняемой работы и т.п.).

Лимитируйте количество WIP-задач

WIP расшифровывается как Work In Progress. Это те задачи, что находятся в работе в текущий момент. Одна из главных функций канбан – ограничить количество одновременно выполняемых процессов. Это упрощает организационные моменты и установку сроков, а также делает более реалистичным успешное завершение проекта с учетом изначальных планов.

Основной принцип – не брать в работу больше, чем сможешь выполнить качественно и вовремя.

Контролируйте смену приоритетности задач

Канбан нельзя использовать как способ микроконтроля своих сотрудников. Эта система помогает контролировать именно переход задач из одной группы в другую. Не нужно пытаться с помощью досок заставить сотрудников компании постоянно работать. Начальство/тимлиды могут злоупотреблять функцией делегации задач, и это создает две проблемы:

избыточную нагрузку на каждого сотрудника;
акцент не на выполнении задачи, а именно на постоянной занятости.

Команда становится занятой, но остается неэффективной. А вот переход задач из группы в группу говорит о реальном прогрессе.

Четко указывайте задачи и цель их решения

Использование досок и карточек вынуждает руководство ставить прозрачные цели, которые понятны не только менеджерам, но и тем, кто принимает непосредственное участие в их достижении.

Этому способствует и инкрементальная система постановки задач. Когда каждый мелкий шаг указывается как отдельная карточка, людям удобнее ориентироваться, удобнее выполнять свою работу и отслеживать прогресс.

Организуйте постоянный обмен мнениями

После скрупулезной проработки задач канбан может стать намного полезнее. Лучше регулярно обсуждать структуру досок, правила создания карточек, их содержание и другие аспекты работы.

Синхронизация между всеми членами команды позволит преобразить доску, адаптировав ее под требования разработчиков/менеджеров. В итоге получится идеальный инструмент для решения задач и отслеживания прогресса.

Как это происходит на практике?

https://youtube.com/watch?v=83dimbf92Ls

Работа по системе Канбан происходит по следующей схеме.

Предприятие и компания-поставщик заключают договор и определяют перечень необходимых изделий.
Поставщик привозит и устанавливает складские стеллажи и тару для хранения крепежа на сборочные участки. Каждая позиция имеет своё чётко отведенное место и хранится в двух ящиках. В одном – рабочий запас, в другом – резервный.
Когда крепёж в первом контейнере заканчивается, рабочие отставляют его в сторону и пользуются изделиями из резервного. Сотрудник производства сканирует коды на ящиках и автоматически отправляет заявку поставщику.
Представитель торговой компании оперативно приезжает, наполняет боксы крепежом и ставит их на свои места. Теперь они становятся резервными. Таким образом, происходит бесперебойное снабжение сборочного участка.

Что такое канбан‐система?

Некоторое количество канбан-жетонов (в нашем случае — карточек), равное (оговоренной) емкости системы, запускается в обращение. Одна карточка соответствует одному элементу работы. Каждая карточка — это сигнальный механизм. Новый элемент работы может начаться, только если для него доступна карточка. Эта доступная карточка прикрепляется к элементу работы на время его прохода через всю систему. Когда карточек больше не остается, новую работу начинать нельзя. Любая новая работа должна оставаться в очереди, пока карточка не освободится. Когда какое-то количество работы окончено, карточка освобождается и снова запускается в обращение. Теперь можно начинать работу над новым элементом в очереди.

Этот механизм известен как вытягивающая система, поскольку новая работа втягивается системой, когда она обладает достаточной емкостью для этого, а не вталкивается в нее по требованию. Вытягивающая система не может оказаться перегруженной, если емкость, определяемая количеством находящихся в обращении карточек, определена верно.

В садах Императорского дворца система — сами сады, посетители — это неоконченная работа, а емкость определяется количеством находящихся в обращении карточек. Вновь прибывающие посетители получают доступ, только если в наличии есть билеты для них.

В обычное время проблем не возникает. Однако в пиковые дни, например в выходные во время цветения сакуры, парк пользуется большой популярностью. Когда все входные билеты выданы, новые посетители должны ждать в очереди перед мостом, пока предыдущие туристы не уйдут, сдав свои карточки.

Как появилась методология

Систему канбан придумали на заводе Toyota. По классической схеме производства детали делали в разных цехах. Так, между изготовлением, например, корпуса и лобового стекла автомобиля одной модели могло пройти несколько месяцев. И если какая-то партия оказывалась бракованной, приходилось всё переделывать.

Тайити Оно, начальник машинного цеха, а впоследствии — вице-президент компании, решил сделать процессы более прозрачными, чтобы оптимизировать производство и уменьшить убытки.

Он разработал систему канбан, метод «точно в срок» и систему бережливого производства. Чтобы донести проблемы завода сотрудникам, Тайити Оно сформировал модель «Семи потерь», в которой описал главные проблемы завода:

#1. откладывание на потом, ожидание без добавления стоимости

#2. чрезмерное производство

#3. лишние этапы обработки

#4. транспортировка

#5. ненужные перемещения

#6. лишние запасы

#7. брак

В Toyota внедрили систему «карточек» с информацией для производства и логистики, которые называли «канбан». Так удалось производить детали в нужном количестве, не перевозить их с места на место и экономить деньги на материалах и хранении.

Хотя система появилась на производстве, она стала популярной в закупках, HR, маркетинге, поддержке клиентов, IT, строительстве и других сферах.

Инструменты автоматизации канбан

Применение канбана в промышленности и других не ИТ-сферах — в силу изначальной ориентированности японской методики именно на физическое, а не цифровое производство — проявилось, пожалуй, в наиболее аутентичной форме.

В основе канбана, который внедрял в «Тойоте» Тайити Оно, лежит принцип just-in-time: «только то, что нужно, когда это необходимо, и в необходимом количестве». Канбан в данном случае применяется для настройки оптимального потока продукции (товаров, запчастей) в процессе производства для устранения трудовых и складских излишков. Такой подход в конечном итоге повышает производительность.

Для базовой автоматизации главных принципов канбана требуется, чтобы система поддерживала реализацию как минимум следующей функциональности:

визуализация работы на доске задач (task board);
настройка ограничений количества задач в работе отдельно для каждого этапа;
автоматическое измерение времени прохождения цикла (для каждой из задач и среднего за период).

Как один из методов «бережливого производства» (Lean), канбан фокусируется на своевременном пополнении запасов и сокращает отходы в производственной системе. Отсюда — эффективность канбана в любых отраслях, где важна прозрачная инвентаризация. Приведём несколько примеров.

Канбан в медицине

В Детской больнице Сиэтла (Seattle Children«s Hospital) постоянно не хватало перевязочных материалов, катетеров, зажимов и т. п. Медсёстры начали складировать расходники в случайных местах по всей больнице, чтобы снабжать ими пациентов по мере необходимости. Со временем проблема усугубилась, врачи стали всё больше времени тратить на пополнение запасов и всё меньше — на лечение.

Система BlueBin — симбиоз физического и цифрового канбана. Фото: bluebin.com

Чтобы исправить ситуацию, в 2009 году в больнице внедрили систему BlueBin — решение, которое представляет собой симбиоз традиционного и цифрового канбан-подходов. На складе больницы установили специальные корзины для хранения медицинских материалов. Когда какая-то из корзин пустеет, её штрихкод сканируется, информация отправляется в центральный офис снабжения, после чего размещается новый заказ. Контролируются запасы с помощью программы инвентаризации BlueQ: персонал больницы может в любое время зайти в панель инструментов системы, чтобы увидеть каждый элемент цепочки поставок.

В результате перехода на канбан больнице удалось сократить размер складского помещения, избавиться от необходимости выбрасывать просроченные материалы (и экономить на этом), а у врачей и медперсонала появилось больше времени, чтобы заниматься своими непосредственными обязанностями.

Промышленное производство

Американская компания Dynisco, производитель оборудования для химической промышленности, нуждалась в снижении затрат на перевозку избыточных складских запасов и общем повышении производительности цехов. Компания внедрила «ручной» канбан по аналогии с системой «Тойоты». Это помогло, но недостаточно: у Dynisco слишком объёмный оборот для ручного учёта.

Чтобы автоматизировать канбан, Dynisco внедрила систему инвентаризации SyncKanban. После этого компания стала получать точные данные о запасах и поставщиках быстрее, чем это требовалось раньше.

Плюс SyncKanban, как отметили в Dynisco, в том, что система без проблем интегрируется с существующими ERP, CRM и финансовыми инструментами. Перейдя на автоматизированную систему инвентаризации, Dynisco сократила складские запасы на 40% на всех объектах.

Интерфейс системы SyncKanban. Фото: synchrono.com

Производство электроники

Итальянская компания Aptiv (ранее подразделение Delphi Automotive PLC), которая производит электронику и ПО для беспилотного транспорта, внедрила канбан-систему KanbanBOX в 2015 году. Помимо сокращения складских запасов, это позволило повысить производительность сотрудников, стандартизировать рабочие процессы, увеличить скорость отклика на запросы клиентов и оптимизировать логистику компании.

До внедрения KanbanBOX стоимость содержания складских запасов Aptiv, включая затраты на хранение, оценивалась в 3 млн евро, после — снизилась до 700 тыс.

Использование платформы KanbanBOX для оптимизации работы склада Aptiv. Фото: kanbanbox.com

Резюме

Канбан-метод позволяет визуализировать и ускорить любой процесс интеллектуальной деятельности с помощью шести простых шагов: фиксации состояния процесса «как есть», установления ограничений на количество незавершенной работы, выявления узких мест в процессе и регулирования его с помощью WiP-лимитов, установления правил работы в процессе, внедрения циклов обратной связи и постоянного улучшения на основе экспериментов.

Узнайте больше о метриках процессов и примерах применения Канбан-метода на тренинге ICAgile Certified Professional.

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропускать новые статьи:

Telegram-канал «Проектных сервисов»
Telegram-канал Андрея Бадина, CEO «Проектных сервисов», — «Управляй иначе»
Instagram
YouTube
VK

Чек-лист «Приложения для Канбан»

Мы подготовили для вас чек-лист с приложениями, которые помогут внедрить систему Канбан.

Что такое канбан и как внедрить методологию в компании